Gestió de reunions

Per esbrinar si a la teva organizació sabeu organitzar reunions eficients t’hauries de preguntar:

  • ¿Tinc sempre clar l’objetiu de les reunions a les que assisteixo?
  • ¿Comencen i acaben a l’hora planificada?
  • ¿Es tracten tots els temes previstos o es va saltant d’una conversa a una altra sense cap ordre?
  • ¿Definim una llista d’accions i un calendari d’execució?

Si pots contestar positivament a molt poques d’aquestes qüestions és que no optimitzeu les reunions, i haurieu d’implementar un procés per a millorar aquest problema.

Primer, i abans de convocar qualsevol reunió, hauries de fer-te una pregunta fonamental: «¿És imprescindible organitzar aquesta reunió?

Les principals accions que hauries de fer per organitzar una reunió eficaç són:

  • Definir l’objectiu de la reunió i els temes a tractar.
  • Convocar només a les persones directament involucrades en els temes a tractar. A més participants, menys intervencions i menys participativa és la reunió, el que moltes vegades les converteix en monòlegs improductius.
  • Calcular la durada de la reunió. Perquè una reunió sigui eficaç, no hauria d’excedir d’una hora i mitja. Més enllà d’aquest temps, l’atenció i participació dels assistents anirà decreixent.
  • Reservar temps per tractar temes sobrevinguts al final, per tal de fer-la més participativa.
  • Adjunta la documentació necessària a la convocatòria. La informació prèvia és molt important per tal de ser més productius alhora de la reunió.
  • Envia la convocatòria amb suficient antelació i busca el dia i l’hora més adient per garantir l’assistència.
  • Prepara l’espai adequat que disposi de tot el material necessari (canó, wifi etc.) perquè els assistents puguin dur a terme la seva intervenció.
  • Pel desenvolupament de la reunió, és fonamental que hi hagi un moderadorque vetlli pel seu bon desenvolupament. S’ha de començar per llegir l’ordre del dia i assegurar-se que durant la reunió es segueixi i es respecti el temps assignat a cada intervenció, així com la durada acordada.
  • Pel tancament, que és la fase més important, cal treure conclusions, definir accions, els seus responsables i els terminis d’execució.
  • Finalment, cal designar algú per realitzar l’acta de la reunió, on cal detallar-hi de forma clara i concisa els temes tractats, les intervencions i les conclusions. Aquesta acta ha de ser validada per tots els assistents per donar conformitat al temes tractats.

Blog personal de Manel Tàpia